Buenas prácticas en el correo electrónico de las empresas
A pesar del auge de los chats, WhatsApps o redes sociales, el correo electrónico sigue siendo el principal canal de comunicación para los negocios. Sin embargo, su mal uso puede generar confusión, pérdida de tiempo y problemas de seguridad, que en muchos casos ocasionan graves pérdidas económicas o incluso pueden derivar en el cierre de algunas empresas.
Por eso, en Cosmomedia hemos elaborado un Manual de buenas prácticas del correo electrónico, con consejos fáciles de aplicar en el día a día de una pyme. Consigue el manual completo de Buenas prácticas en el correo electrónico aquí.
Buen uso del correo electrónico en las empresas
1. El asunto del correo es tu primer contacto con el destinatario ¡cuídalo!
El asunto tiene que ser claro y directo, evitando palabras que puedan mandar al email a spam. Evita términos como "urgente", "gratis" o "oferta exclusiva", que suelen ser asociados con correos no deseados.
2. Cuida la redacción del email, para que sea clara y profesional
Cuando redactes un correo, asegúrate de ser claro y conciso. Utiliza párrafos cortos y estructurados, con un mensaje central fácil de entender. No sobrecargues el correo con información innecesaria, y recuerda siempre saludar y despedir de manera adecuada.
3. En la gestión de archivos adjuntos... ¡cuidado con el peso!
Los archivos adjuntos deben ser manejados con precaución. Asegúrate de que los adjuntos no sean demasiado pesados (por norma general, menos de 20 MB) y de que tengan nombres claros y descriptivos. Usa servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox para compartir archivos grandes de manera más eficiente.
4. Usa correctamente CC y CCO
Cuando envíes un correo a varios destinatarios, es muy importante elegir bien entre los campos CC (Con Copia) y CCO (Con Copia Oculta). Usa CCO cuando no quieras que los destinatarios vean las direcciones de correo de los demás, protegiendo así su privacidad.
5. Mantén tu correo electrónico seguro
La seguridad del correo electrónico es fundamental para proteger la información sensible de tu empresa. Activa la autenticación en dos pasos (2FA) para proteger tu cuenta, y asegúrate de utilizar contraseñas fuertes. Además, ten cuidado con los correos sospechosos y activa filtros antispam para evitar los correos no deseados.
6. Optimización de la cuenta de correo
Mantén tu correo organizado utilizando carpetas para clasificar los mensajes. Si tu bandeja de entrada se llena rápidamente, considera el uso de varias cuentas para diferentes funciones, como una para el la facturación, otra para compras, etc. También, asegúrate de que tu correo esté alojado en un servidor seguro, a poder ser europeo, que cumpla con las normativas de protección de datos vigentes en la UE.
7. Configuración POP vs IMAP ¿qué elegir?
Dependiendo de cómo accedas a tu correo, la configuración de la cuenta (POP o IMAP) puede afectar la eficiencia en la gestión de tus mensajes. Si solo accedes desde un dispositivo, POP puede ser suficiente, pero si usas varios dispositivos, IMAP es la opción que debes usar, ya que mantiene los correos sincronizados en todos los dispositivos.
El uso seguro y eficiente del correo electrónico puede marcar la diferencia en todos los aspectos de tu empresa, desde la comunicación, hasta la ciberseguridad y la gestión administrativa, organizativa y comercial.
